Электронная трудовая книжка в 2023 году: образец заявления о переходе на ЭТК

Автор:

Мария Новикова

Новые электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2023 года доступны всем, кто имеет официальное трудоустройство. Положение о трудовых книжках в электронном виде в России внесено в Трудовой Кодекс (ТК РФ) в конце 2019 года. В этом обзоре расскажем о том, что такое ЭТК, для чего нужны электронные трудовые книжки, когда их введут в действие, какие есть плюсы и минусы у ЭТК, и приведём другую полезную информацию.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книга — это цифровой документ, идентичный по содержанию традиционному бумажному, для краткости её часто обозначают аббревиатурой ЭТК. Электронная версия трудовой книги представляет из себя базу данных, в которую вносятся записи о:

работнике;
приёме на работу, увольнениях, переводах;
должности, квалификации, подразделении;
основаниях для приёма на работу, назначения (перевода) на должность и увольнения.

Новая форма электронной трудовой книжки содержит структурированную информацию о трудовой деятельности работника (форма СЗВ ТД). На сайте Пенсионного фонда России (ПФР) можно посмотреть, как выглядит электронная трудовая книжка. Конечно, оригинал будет для человека невидим, как и фильм, записанный на флэшку. Доступно будет отображение сведений в виде взаимосвязанных таблиц, то есть в форме, утверждённой Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Работнику при устройстве на работу будут оформлять ЭТК – после 1 января 2020 года по заявлению, после 1 января 2021 года для тех, кто начинает трудовую деятельность, в обязательном порядке. У тех, кто начал трудиться раньше, будет выбор между бумажным или электронным документами.

В ТК РФ прописаны требования к содержанию трудового договора (ст. 57), и среди них трудовые книжки не упоминаются. Поэтому в трудовом договоре электронные трудовые книжки могут не отражаться. Впрочем, конкретному работодателю ничто не мешает это сделать.

Законодательство

Законопроект о переходе на электронный вариант трудовой книжки появился в рамках реализации нацпроекта «Цифровая экономика». По новому закону об электронных трудовых книжках 439-ФЗ в ТК РФ были внесены изменения в Трудовой Кодекс. Они затронули несколько статей документа, и, главное, дополнили статью 66 ТК РФ статьёй 66.1, которая устанавливает, что работодатель формирует в электронном виде информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет её в установленном порядке в ПФР.

Законодательство о введении электронных трудовых книжках дополняют другие нормативные акты:

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ;
Постановление о переходе на электронные трудовые книжки Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, определяющее формы и формат данных о трудовой деятельности, в том числе форму СЗВ-ТД;
Приказ Минтруда России от 20.01.2020 № 23н, устанавливающий формы данных о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем, предоставляемые из информационных ресурсов ПФР, а также порядок их заполнения.

Таким образом, перспективы внедрения электронных трудовых книжек в России весьма оптимистичны, законодательная база проекта «Электронные трудовые книжки» сформирована, и началось его практическое воплощение в жизнь.

Памятка работнику об электронной трудовой книжке

ПФР разработал и разместил на своём сайте памятку для сотрудников организаций и работодателей об ЭТК. В ней даются разъяснения:

по приему на работу с электронной трудовой книжкой;
о том, как получить доступ к электронной трудовой книжке и ее копию;
в какой форме можно увидеть свою электронную трудовую книжку;
как формируются записи в трудовой электронной книжке;
какие преимущества даёт ЭТК.

В памятке приводится информация, которая представляет интерес не только для россиян, но и для иностранных граждан, ведущих предпринимательскую или трудовую деятельность в России в соответствии с ТК РФ.

Образец заявления на электронную трудовую книжку

Написать и подать заявление на ведение электронной трудовой книжки либо о сохранении бумажного документа может любой работник до 31 декабря 2020 года (ст. 2 439-ФЗ). Информация о нём включается в форму СВЗ-ТД. Если такое заявление от сотрудника работодателю не поступит, трудовая книжка будет по-прежнему вестись в бумажном варианте.

Какого-либо унифицированного образца заявления на оформление трудовой книжки в электронном виде на сегодняшний деньнет, оно составляется в произвольной форме. Кадровая служба любой организации может самостоятельно составить бланк заявления на электронную трудовую книжку. Практика показывает, что такое заявление весьма компактно, в нём:

указывается Ф. И. О. и должность руководителя организации (КОМУ) и работника (ОТ КОГО);
излагается просьба о переводе на ЭТК, можно со ссылкой на положения ТК РФ;
проставляется дата и подпись работника.

Образец заполнения заявления на ЭТК

Какие еще нужны документы

В связи с введением ЭТК в законодательных и нормативных актах, помимо заявлений работников о переходе на электронные документы или сохранении бумажных книжек, предусмотрены и другие документы по электронным трудовым книжкам:

уведомление работодателя работнику об изменениях в ТК РФ, связанных с ведением данных о трудовой деятельности в электронном виде;
заявление работника работодателю о предоставлении данных о трудовой деятельности в бумажной или электронной форме;
справка по форме СТД-Р о трудовой деятельности, выдаваемая работодателем работнику способом, указанным в заявлении последнего;
справка по форме СЗВ-ТД о трудовой деятельности работника, предоставляемая работодателем в ПФР;
справка по форме СТД-ПФР о трудовой деятельности, предоставляемая из информационных ресурсов ПФР.

Сроки перехода на ЭТК

Перечислим основные параметры перехода на электронные трудовые книжки:

ЭТК вводятся в действие с 1 января 2020 года;
до 30 июня 2020 года работодатель должен проинформировать каждого работника об изменениях в ТК РФ и праве сделать выбор в пользу бумажного или электронного формата трудовой книжки;
работник должен подать заявление работодателю о своём выборе;
работник, выбравший ЭТК, получает бумажную книжку на руки;
при выборе работником бумажного варианта трудовой книжки работодатель будет вносить сведения и в неё, и в электронный ресурс.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки зависят от момента начала трудовой деятельности:

для работающих переход на ЭТК будет осуществляться с согласия работника по его заявлению, сроки перехода для этой категории сотрудников не ограничены;
срок подачи заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной – до 31 декабря 2020 года;
для впервые устроившихся на работу с 1 января 2021 года ЭТК оформляется и начинает действовать в обязательном порядке.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Разница между обычной и электронной трудовой книжкой столь же значительная, как между любым бумажным и цифровым документом (ресурсом, объектом). В этом разделе расскажем о плюсах и минусах электронной трудовой книжки. Знание всех «За» и «Против», подвохов, рисков и подводных камней позволит каждому работнику понять, что лучше – бумажные или электронные книжки, и тем самым сделать осознанный выбор в пользу того или иного варианта.

Какие мы видим преимущества электронной трудовой книги для работника:

можно быстро и удобно получить сведения о трудовой деятельности в режиме онлайн через личный кабинет на сайте ПФР, портале Госуслуг или через мобильное приложение, без обращения к работодателю;
для получения госуслуг, пособий, кредитов, виз можно запрашивать выписку из ЭТК не только в отделе кадров, но и в ПФР или МФЦ;
электронную книжку нельзя потерять;
облегчается дистанционное оформление пенсий.

Есть плюсы и для работодателя:

цифровой формат облегчает работу кадровой службы, нет необходимости заказывать бланки книжек;
упрощается приём в штат сотрудников на «удалёнку»;
облегчается формирование отчётности для ПФР;
повышается эффективность аналитики.

Но есть недостатки ЭТК, о которых нужно упомянуть:

переход на электронные трудовые книжки опасен тем, что при конвертации сведений из бумажных документов в цифровые возможны массовые ошибки, которые могут повлиять на размер назначаемой пенсии;
другая проблема электронных трудовых книжек заключается в том, чтоэлектронный ресурс ЭТК может «утечь», как это случалось с базами недвижимости, кредитных карт и другими информационными системами, когда злоумышленникам удавалось взломать механизмы защиты данных.

Консультация по электронным трудовым книжкам

Переход на ЭТК породил большое количество вопросов по трудовым книжкам как у работников, так и у работодателей. Различные ведомства организуют горячие линии по электронным трудовым книжкам, дают разъяснения по порядку их введения и применения норм законодательства. Также об электронных трудовых книжках понятным языком рассказывается на сайте ПФР и специализированных интернет-ресурсах. На нашем сайте вас может проконсультировать профессиональный юрист и снять все вопросы по переходу на ЭТК.