Переход на электронные трудовые книжки: образец уведомления работников и действия работодателей
Электронные трудовые книжки (ЭТК) утверждены Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ о внесении дополнений в Трудовой Кодекс (ТК) РФ, касающихся формирования данных о трудовой деятельности работников организаций. Мероприятия, необходимые для реализации процедуры перевода трудовых книжек в электронный формат, должны проводить работодатели. В этом обзоре расскажем о том, с чего начинать внедрение электронных трудовых книжек в деятельность кадровых служб организаций и как правильно осуществить переход на ЭТК.
Переход на электронную трудовую книжку
Ст. 2 439-ФЗ определяет общие правила перехода с бумажных трудовых книг на электронные. Вот что должен сделать каждый работодатель в 2020 году:
- разработать новые или внести изменения в действующие нормативные акты для соблюдения требований ТК РФ в части внедрения и ведения ЭТК;
- подготовить и обсудить с представителями персонала изменения в коллективный договор (при необходимости);
- технически обеспечить формирование данных о трудовой деятельности работников и их передачу в ПФР (оформить электронную трудовую книгу самостоятельно у сотрудников возможности нет);
- до 30 июня проинформировать работников об изменениях в ТК РФ, а также об их праве на выбор между прежней и новой системой ведения трудовых книжек;
- до 31 декабря получить от каждого работника заявление о согласии на переход на ЭТК либо с просьбой оставить всё как есть;
- сделать запись в трудовой и обеспечить выдачу трудовой книжки при переходе на электронную на руки каждому работнику, согласившемуся на ЭТК;
- работнику, который не смог подать заявление до 31 декабря, можно перевести трудовую книгу в электронный вариант в любое время по его заявлению.
Поскольку обязанность оформления и ведения ЭТК возложена законом исключительно на работодателей, сделать электронную трудовую книжку безработному получится только после официального трудоустройства.
Как перейти на электронные трудовые книжки работодателю
Конкретизируем описанный в предыдущем разделе порядок перехода на электронные трудовые книжки в виде пошагового алгоритма. Чтобы перевести работника на ЭТК, необходимо выполнить комплекс мероприятий, предусмотренный ст. 2 439-ФЗ. Приведём пошаговую инструкцию по переходу на электронные трудовые книжки:
- В течение 2020 года работодатель должен издать распоряжение о введении электронных трудовых книжек либо внести изменения и дополнения в действующие корпоративные распорядительные документы, в которых должны быть учтены требования ст. 66.1 ТК РФ и ст. 2 439-ФЗ.
- Обеспечить обновление программных комплексов организации, чтобы кадровая служба могла вести новые трудовые книжки в электронном виде.
- Провести оповещение работников о нововведениях и предложить им написать заявления о переходе на ЭТК или продолжении ведения трудовой книжки в традиционной (бумажной) форме. Уведомление работников об электронных трудовых книжках нужно произвести до 30 июня 2020 года. Для контроля за направлением уведомлений и получения заявлений следует завести специальный реестр.
- Получить заявления и завести электронную трудовую книжку на каждого сотрудника, в том числе на тех, которые изъявили желание сохранить бумажную трудовую книжку.
- Сотрудникам, согласившимся перейти на ЭТК, сделать записи об этом в бумажных трудовых книжках и выдать их на руки под роспись в реестре. Информация об их трудовой деятельности с этого момента будет формироваться только в электронном виде.
- Обеспечить технически и организационно формирование и предоставление данных в ПФР и сотрудникам организации, в том числе при их увольнении.
- Обеспечить оформление и ведение ЭТК для работников, которые начинают трудовую деятельность с 1 января 2021 года.
Проблемы с переходом на ЭТК находятся в зоне ответственности работодателя. Поэтому для того, чтобы решить возникающие вопросы, рекомендуем внимательно ознакомиться с памяткой ПФР о переходе на электронные трудовые книжки, а также обратиться за квалифицированной помощью к юристу, это можно сделать на нашем сайте.
Образец заполнения электронной трудовой книжки
Образец и инструкция по заполнению ЭТК утверждены Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, в котором прописано, что сведения о трудовой деятельности формируются и передаются в ПФР в форме СЗВ-ТД. Чтобы правильно заполнить электронную трудовую книжку, нужно руководствоваться приложением 2 к Постановлению 730-П.
Пример заполнения электронной трудовой книжки
В какой программе вести электронные трудовые книжки
В организации электронные трудовые книги ведет специалист кадровой службы, соблюдая правила ведения учета. Ответственный за ведение ЭТК обязан вносить данные о трудовой деятельности с помощью программы для заполнения электронных трудовых книжек. Чтобы начать вести электронные трудовые книжки, нужно обновить программное обеспечения по учёту кадров.
Электронный вариант трудовой книжки – это база данных, содержащая записи о:
- сотруднике;
- приёме на работу, увольнениях, переводах и оснований для них;
- должности, подразделении.
Кроме того, программный комплекс должен предусматривать возможность выгрузки сведений в ПФР и формирования справок в бумажном и электронном виде для выдачи работникам по их заявлению.
Как получить сведения из электронной трудовой книжки
В соответствии с положениями ст. 66.1 ТК РФ работник может посмотреть электронную трудовую книжку:
- через личный кабинет на сайте ПФР;
- на портале Госуслуг;
- в мобильном приложении.
Кроме того, сотрудник организации может получить выписку из электронной трудовой книжки и сделать её копию, обратившись к своему работодателю, в отделение ПФР или МФЦ. Кроме того, ПФР предоставляет возможность работодателю получить доступ к ЭТК, что облегчает приём наработу новых сотрудников, в том числе для работы в дистанционном режиме.
Если у вас возникают вопросы или проблемы с переходом на ЭТК, на нашем сайте можно получить бесплатную консультацию профессионального юриста.